| Dokument-ID | Titel | Version | Status | Datum | Freigegeben durch |
| UP-01 | UP01 – Lenkung dokumentierter Information | V1.0 | Freigegeben | 2025-01-15 | Oliver Ploth |
Änderungshistorie
| Version | Datum | Beschreibung der Änderung | Bearbeitet von |
| V1.0 | 2025-01-15 | Erstversion erstellt | Oliver Ploth |
Gemäß ISO 9001:2015, Kapitel 7.5
Prozessübersicht
| Merkmal | Inhalt |
| Prozess-ID | UP01 |
| Prozessgruppe | Unterstützungsprozesse |
| ISO 9001 Kapitel | 7.5 |
| Verantwortung | Oliver Ploth |
Zweck
UP01 stellt sicher, dass alle qualitätsrelevanten Dokumente in der richtigen Version an den
richtigen Stellen verfügbar sind, dass veraltete Versionen identifiziert werden und dass
externe Dokumente (Normen, Gesetze) kontrolliert werden.
Versionierungsstandard
Format: V[Major].[Minor] (Beispiel: V1.0, V1.1, V2.0)
| Versionstyp | Anlass | Genehmigung |
| Major (x.0) | Wesentliche inhaltliche Änderung, neue Struktur | Freigabe durch Oliver Ploth |
| Minor (x.y) | Redaktionelle Änderungen, Korrekturen, Ergänzungen | Oliver Ploth (Selbstfreigabe) |
Versionstabelle (Pflichtbestandteil jedes Dokuments):
^ Version ^ Datum ^ Beschreibung der Änderung ^ Bearbeitet von ^
| V1.0 | YYYY-MM-DD | Erstversion | Oliver Ploth |
Dokumentenlebenszyklus
Erstellung: Dokument nach Vorlage erstellen; Version V0.1 (Entwurf)
Prüfung: Inhalt auf Vollständigkeit, Richtigkeit und Normbezug prüfen
Freigabe: Version V1.0; Status „Freigegeben“; im Dokumentenregister eintragen
Nutzung: Aktuell freigegebene Version ist die gültige Version im Wiki
Aktualisierung: Neue Version erstellen; Änderungshistorie aktualisieren
Außerkraftsetzen: Status auf „Außer Kraft” setzen; im Archiv aufbewahren
Dokumentenarten
| Art | Beispiele | Ablageort |
| QMS-Dokumente | Prozessbeschreibungen, Qualitätspolitik | DokuWiki qm: Namespace |
| Vorlagen | Angebots-, Berichtsvorlagen | DokuWiki / Cloud |
| Aufzeichnungen | Projektdokumentation, Feedbacks | Verschlüsselter Cloudspeicher |
| Externe Dokumente | ISO 9001:2015, DSGVO, OGH-Urteile | Normenverwaltung / Bookmarks |
Externe Dokumente
| Dokument | Quelle | Überprüfungszyklus |
| ISO 9001:2015 | Austrian Standards | Bei Normenrevision |
| DSGVO | EUR-Lex | Bei Gesetzesänderung |
| UGB (österreich) | RIS.bka.gv.at | Jährlich |
Dokumentenregister
Aufbewahrungsfristen
| Dokumentenart | Frist | Begründung |
| QMS-Dokumente aktiv | Unbegrenzt | Nachweis QMS-Konformität |
| QMS-Dokumente Archiv | 5 Jahre | ISO 9001 Empfehlung |
| Projektdokumentation | 7 Jahre | UGB §212 |
| Steuerdokumente | 7 Jahre | BAO §132 |
| DSGVO-Verarbeitungsverzeichnis | Laufend | DSGVO Art. 30 |